2-2.入力の注意点｜データ入力基礎講座

データ入力基礎講座

入力作業にはミスが付きものです。書類を作成して提出した後に、ふと見直して、何でこんな簡単な間違いをしているのか、そして何故その時に気づかないのか！と愕然としてしまうことは誰しも経験があるかと思います。

入力作業が完璧にできた！というのは十中八九、過信です。必ず確認作業を行いましょう。

とはいえ、目で見て、指差しで、声に出して、と色々確認していても、文章やデータの量が多いと比例して取りこぼしも多くなってしまいます。

まずは、予め間違いやすい箇所を把握し、日本語入力ソフトの機能を活かして入力のルールを設定し、校正にもWordや一太郎などの便利なツールを活用していきましょう。

(1)ワープロソフトのスペルチェック、文章校正ツール【Microsoft Word、一太郎など】
(2)日本語入力ソフトの郵便番号辞書【MS-IME、ATOK】
(3)住所から郵便番号を割り出すもの、又は郵便番号から住所を割り出すもの【 Microsoft access や Excel のアドイン、はがきソフト筆まめ、筆王など】
(4)電話番号から特定の地域を検索するソフト【はがきソフトなど】
(5)入力規則【 Microsoft access やExcel で入力を制限】
(6)フリガナの自動入力【Microsoft access やExcel PHONETIC関数】
(7)Microsoft Excelのオートフィルタ、抽出機能、並べ替え