自由記述とは
質問に対して回答者に文章や数字を自由に答えてもらう形式です。
自由記述の回答欄はExcelのセルに入力します。
オートシェイプ等のテキストボックスを使用するよりも、入力に制限を掛けたり、自動でデータ化がしやすくなるといった利点があります。
数値入力欄の設定する
数値の場合は桁が多くなると見た目が指数になってしまうので『縮小して全体を表示する』は必ずチェックします。
複数セルを結合する場合は『セルを結合する』にもチェックします。
文字入力欄を設定する
基本的な手順は、数値入力欄と同じです。
要望欄など長文が入力される場合は『折り返して全体を表示する』をチェックします。
複数セルを結合する場合は『セルを結合する』にもチェックします。
自由記述をデータ化する関数
自由記述は直接セルに入力しているので、データ部分にセル位置を指定すれば値を取得することができます。
ただし、そのままだと自由記述が空欄の時に値が0と表示されてしまいます。
なので、IF関数を使って自由記述が空欄の場合はデータ部分も空欄となるようにします。
データ部分のセルに『 =if(自由記述のセル<>””,自由記述のセル,””) 』と入力します。
関数の引数ダイアログを表示すると分かりやすいです。
要望など文章欄の場合も同様です。
これで、自由記述のセルが空欄でない場合はセルの文字列、空欄の場合は値なしになります。
その他の自由記述の注意点
選択形式の設問で選択肢に『その他』がある場合、その他の内容を入力する自由記述欄を設けている場合があります。
回答者自身が選択肢にチェックを付けて、かつ、自由記述を入力している場合は問題無いのですが、選択肢にチェックが無くても自由記述が入力されていることも想定できます。
この場合はデータを取りまとめた時にオートフィルタなどで確認して値を修正する必要があります。
ちなみに「自由記述が入力されたら選択肢にチェックを付ける」という動作を行うにはマクロが必要になります。
マクロウイルスと勘違いされてファイルが破棄される可能性があるのでExcelアンケートでは入れない方が良いでしょう。