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データ入力基礎講座

3. ファイルの種類

ファイルとフォルダ

パソコンで作ったデータはファイルという単位で保存されます。

ファイルには用途や作成方法によって、Excel ファイル、文書ファイルなど、様々な形式があります。

ファイルのアイコン

 

フォルダはファイルの入れ物です。

フォルダのアイコン

 

 

フォルダを活用してファイルを整理する

ファイルの数が多くなると、目当てのファイルを探すだけで大変です。フォルダを活用してファイルを整理しましょう。

 

(1)新しいフォルダを作る

上部のツールバーにある『新しいフォルダ』をクリックするか、右クリックの『新規作成』から『フォルダ』を選ぶと新しいフォルダを追加できます。

新しいフォルダを作成する

 

(2)フォルダの名前を付ける

上部のツールバーにある『名前の変更』をクリックするか、右クリックの『名前の変更』を選びます。

この時、フォルダ名の頭に番号を付けておくと管理がしやすくなります。

フォルダの名前を変更する

 

(3)ファイルの表示形式を選ぶ

ファイルのアイコンが大きくて見づらい場合、右クリックの『表示』から見やすい表示形式を選びます。文書ファイルやExcel ファイルの場合は『詳細』が見やすいです。

フォルダの表示形式を変更する

 

(4)ファイルをグループ表示にする

右クリックの『グループで表示』から『種類』を選ぶとファイルの種類別に自動で分類されるので見やすくなります。

フォルダの表示をグループ別にする

 

これでファイルが探しやすくなったかと思います。

見やすいフォルダ

 

フォルダの中にも新しいフォルダを作ることができるので、ファイルが多くなった時はきちんと分類して分かりやすい状態を保つようにしましょう。

整理されたフォルダ

 

 

次は、3-1 拡張子のこと

 

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