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データ入力基礎講座

2-2 入力の注意点

入力ミスを減らす

入力作業にはミスが付きものです。書類を作成して提出した後に、ふと見直して、何でこんな簡単な間違いをしているのか、そして何故その時に気づかないのか!と愕然としてしまうことは誰しも経験があるかと思います。

入力作業が完璧にできた!というのは十中八九、過信です。必ず確認作業を行いましょう。

とはいえ、目で見て、指差しで、声に出して、と色々確認していても、文章やデータの量が多いと比例して取りこぼしも多くなってしまいます。

まずは、予め間違いやすい箇所を把握し、日本語入力ソフトの機能を活かして入力のルールを設定し、校正にもWordや一太郎などの便利なツールを活用していきましょう。

 

 

入力や校正に便利なもの

  • (1)ワープロソフトのスペルチェック、文章校正ツール【Microsoft Word、一太郎など】

  • (2)日本語入力ソフトの郵便番号辞書【MS-IME、ATOK】

  • (3)住所から郵便番号を割り出すもの、又は郵便番号から住所を割り出すもの【 Microsoft access や Excel のアドイン、はがきソフト筆まめ、筆王など】

  • (4)電話番号から特定の地域を検索するソフト【はがきソフトなど】

  • (5)入力規則【 Microsoft access やExcel で入力を制限 】

  • (6)フリガナの自動入力【Microsoft access やExcel PHONETIC関数】

  • (7)Microsoft Excelのオートフィルタ、抽出機能、並べ替え

 

 

次は、2-3 間違えやすい文字

 

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