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データ入力基礎講座

5-4 オートフィルタ

特定のデータを抽出する

オートフィルタとは、指定した条件と一致するデータだけを抽出する機能です。

この機能を活用して、不正データを洗い出しましょう。

※オートフィルは連続したデータを入力すること。名前が似ているのでご注意を。

文字数オーバー

番号の入力ミス

 

オートフィルタを設定する

データの項目名を行選択した状態で、ツールバーの『データ』からフィルターをクリックします。

項目名のセルに[▼]が付いたら準備完了です。

オートフィルタを設定する

 

 

不正な値を抽出する

(1)値を抽出する列の[▼]をクリックすると、対象列に含まれている値の一覧が表示されます。

値の一覧

 

(2)抽出対象にチェックが付いている状態でOKボタンをクリックします。

図の例では『桁数チェック』列に文字数を表示するLEN関数を入れているので、字数オーバーとなる13をチェックします。

データを選択する

 

(3)選択したデータ以外の行が非表示になり、対象の行だけが抽出できました。

対象の行を抽出

 

(4)データを修正した後は、『"項目名"からフィルターをクリア』をクリックするか、『(すべて選択)』にチェックを入れて、OKボタンをクリックすると全ての行が表示されます。

すべて選択をチェックする

全行表示

 

 

条件を指定して抽出する

(1)[▼]をクリックして、『テキストフィルター』を選択すると、条件の指定ができます。

テキストフィルターを選択する

 

(2)『ユーザー設定フィルター』を選択すると、オートフィルターオプションが開くので、条件を指定してOKボタンをクリックします。

図の例では大阪市の市外局番の不正をチェックするので『06-』で始まらないと指定します。

オートフィルターオプション

 

(3)条件に一致しないデータが非表示になり、修正対象の行だけが抽出できました。

対象の行を抽出

 

 

次は、5-5 Excel 郵便番号変換ウィザード

 

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