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データ入力基礎講座

4.Excel で名簿入力

Excel を使いこなす

 

データを扱う上で、Excel は必ず使うと言っても大げさではないソフトです。

売り上げから利益を計算したり、生産現場では在庫管理をしたり、計算結果からグラフを作ったり、関数を利用してデータチェックをしたり等々。

使う業務、使う人によって利用方法も様々です。

とはいえ、何もExcel の全てを覚える必要はありません。自分に必要な機能を覚えて仕事の効率化を図りましょう。

まずは基本的な名簿の作成と、いろんな場面で使えるExcel の機能をご紹介します。

 

 

Excel で名簿を入力する

例えば、番号・名前・フリガナ・郵便番号・住所・電話番号などを載せた名簿を作る場合、全ての項目を手で入力する必要はありません。

Excelでの名簿入力に便利な機能

図のような表の場合は、吹き出し内の機能を使って入力の手間を少なくすることができます。

 

Excel の便利な機能

(1)番号が連番になっていることが多いのでオートフィル

(2)フリガナ関数の PHONETIC

(3)郵便番号は Microsoft の郵便番号変換ウィザードを使用して、住所1に入力されたデータから抽出

(4)住所1は日本語入力ソフトの郵便番号変換機能

(5)FAX 番号が電話番号と同じであれば、Excelのショートカットキー

 

※ 各機能の詳細は次の頁から詳しく解説していきます。

 

 

次は、4-1 オートフィル

 

 

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